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ktdiskのブログ

読んだ本の感想、所々の雑感、日々のあれこれを綴るブログ。

英文メールを早く仕上げるための「書き出し」、「書き終わり」の10個の表現

最近、会社の若手の書いた英文メールをレビューすることが多い。見ていて感じるのは、内容はそれなりに伝わるであろうが、書きっぷりがあまり英文メールっぽくないということ。その原因を考えるに、「書き出し」と「書き終わり」が型にはまっていないことが大きいように思われる。 本題の英語表現が多少稚拙でも、「書き出し」、「書き終わり」がきちんとしてるとそれなりの雰囲気は漂う。
一方で、これらの表現を都度都度調べるのはそれなりに時間がかかる。「本題にスムーズにつなげる書き出し」と「社交辞令も含め相手との継続的なやりとりをするための書き終わり」を書くのは大事だが、そこに時間をかけすぎると肝心な本題に割くエネルギーが減ってしまう。
私は英語を仕事で使うようになり、7−8年経ち、一週間に少なくとも百通以上英語メールをうつが、何度も使う表現は数える程しかない(それはそれで問題だが、何とか生きてこれている)。本エントリーでは私がよく使う「書き出し」、「書き終わり」の10個の表現を紹介したい。ちなみに、こった表現はなく、全て基本的な表現と思うので、初学者向けとなっていることは事前にご了承頂きたい。


1.「返信遅れてすみません」 ”Sorry for the lateness of my reply.”
山のような仕事に追われてつい返信が送れる何てことはよくあること。「あぁ、遅れてわるいなぁ」と思いつつも、「返信遅れてすみません」って英語での一言がでてこないので、さらに放置するなんてことになりがち。そんな時は、”Sorry for the lateness of my reply.”とか、”My apology for the lateness of my reply.”から書き出す。何気に一番使う表現かもしれない・・・。


2.「添付の通りファイルを送信します」 ”Please find the attached file.”
メールでファイルをやり取りするのはよくあること。そんな時、”I sent the attached file.”とか書くともっさりしてしまうので、”Please find the attached file.”とか、”Let me send the file as attached.”とか書く。メールによってはこの一言で終わることも・・・。


3.「ご指摘頂きありがとうございます」 “Thank you for pointing this out.”
相手から意見や提案や時として苦情があったりする時は軽く受け流す書き出しが大事。そういう時は、いきなり本題に入るのではなく、 “Thank you very much for pointing this out.”とか、”Thank you for your input on this matter”とかから書き出すことが多い。議論や反論が伴うメール程”Thank you”から始めるのが大事かと。


4.「以下コメントします。」 ”Let me reply inline below;”
相手のメールを引用して、自分のコメントを書くのはメールのやりとりでよくあること。そういう時は、”Let me reply inline below;”とか、”Let me make comments inline below;”とか書いて、相手のメールにコメントをいれていく。返信メールでの頻出の表現。


5.「いつもお世話になっております(的表現)」 “Thanks for your all support.”
「いつもお世話になっております」の訳かどうかは微妙だが、 “Thanks for your all support.”というのは同僚に対するメールとしてはよく使う。”all”のところを”excellent”としたり、”support”の部分を”efforts”としたり、”update”としたりバリエーションは色々ある。何かにつけて演歌調に”Thank you”の世界なので、特に書き出しで特筆すべきことがない場合は、この書き出しから始めることが多い。


6.「至急対応してもらえると助かります」 “Your quick support is much appreciated.”
何かを依頼したメールの最後に締めの一言としていれるなら”Your quick support is much appreciated.”とか”Your quick action is much appreciated.”とかが便利。”as soon as possible”とか”ASAP”とかの表現もありだが、語調が強くなる感じがするので、この表現のほうが私は好み。


7.「本件どう思われますか」 ”Please let me know your thoughts.”
自分の意見に対して相手かどう思っているか聞きたい時には、メールの最後を”Please let me know your thoughts.”で締める。口頭だと”How does that sound to you?”というのをよく使うが、書き言葉だと丁寧に感じるこの表現を一番使う。


8.「お会いできるのを楽しみにしてます」 “Looking forward to seeing you.”
外国人と仕事をしているとメールや電話会議は沢山しているが会ったことがないというケースが多い。こっちが出張で行くとか、向こうが出張で来るなどのケースは締めに”Looking forward to seeing you.”を使う。文法としては”I am”をつけてもよいが、Nativeでつけている人はあまりいない。


9.「何かございましたら遠慮なくご連絡ください」 “Please feel free to contact me.”
相手の質問や依頼に対して返信をした後は、 “Please feel free to contact me.”で締める。”if you have any questions and concerns”とかつけるともっと丁寧な感じになる。特に意図がなくてもきもち丁寧になるので、最後にいれてしまうことが多い。


10.「今しばらくお待ちください」 “Thank you for your patience.”
進展がない事態の状況報告をした後には、”Please wait for a while”とかも使うが、 “Thanks for your patience.”とか”Please wait patiently while this request is processed.”とか”patient”をつけるとそれっぽくなる。ちょっと相手に不満が残りそうな内容をメールで送信する場合は、これで事前に理解を求める。


普段仕事で英文でメールをやりとりしている人には学びはないと思うが、このあたりがぱっとでるとでないとでは負担がかなり違う。昔の自分の英文のメールをみるとへったくそな英語で書いているが、やはり書き出しと書き終わりに常用句がはいっていないことが原因と思う。本エントリーが参考になる方が少しでも入れば幸いです。なお、初学者の方は下記のエントリーも参考になるかもしれません。5年近く前に書いたものですが、未だに多くの方から頻繁にアクセス頂いています。
30歳からのビジネス英語 英会話学校に通うなんてやめなさい

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