梅田さんの"鈴木健著「究極の会議」"というエントリーで紹介されていた、" How to Run a Meeting Like Google"というGoogleの会議術を読んでみた。会議術としての基礎の基礎がある一方で、仕事術にも通じるものがありなかなか興味深い。要点を私になりにまとめると以下の通り*1。
1. Set a firm agenda（しっかりしたアジェンダをセットすること）
アジェンダはそのミーティングで本当に何が達成したいかを参加者が考えるツールとして機能するので、アジェンダは会議前にきちんと定義する。
2. Assign a note-taker.（議事録をとるひとを決めること）
議事録はとるだけでなく、プロジェクターでうつし、その場で共有する。そうすれば、「何を決めて」、「何がアクションプランとなったのか」がクリアになるだけでなく、正確なコミュニケーションと理解の共有を実現できる。
3. Carve out micro-meetings.（会議は短く細切れにする）
会議は30分ではなく、5〜10分単位に細かく分割し、その短い会議の目的をクリアにする。そうすれば、本当にフォーカスすべきことが明確になるだけでなく、往々にして超多忙な意思決定者との会議を必要なタイミングで、素早く実施することができる。
4. Hold office hours（オフィスアワー*2をもうける）
毎日1時間半のオフィスアワーをセットする。アポなしでレビューや承認を取得することができる。
5. Discourage politics, use data.（政治力ではなくデータで語ること）
会議中であっても、個人的な嗜好や贔屓を廃し、データと事実に基づき意思決定をする。デザインミーティングなどでも「私はこれはいいと思う」というような発言ではなく、「実験サイトの結果を見る限りこのデザインは10%よくなった」などの発言を心がける。
6. Stick to the clock.（終了時間にこだわる）
会議の生産性をあげ、時間以内に終了するプレッシャーをかけるために、会議室には会議、及び特定のトピックに残された時間を大きな時計で表示する。
特に3と4は、素早く動き、素早く意思決定しながらも、きちんと品質のレビューをするというGoogleの姿勢が表れており面白いと思う。
Mayer, who has a background in engineering and computer science, jokingly refers to micro-meetings as "reducing latency in the pipeline." That means if she has an employee with an issue that comes up Tuesday, he or she can schedule a 10-minute micro-meeting during Mayer's large time block, instead of waiting for her next 30-minute opening, which might not be available for two weeks.
Mayerはエンジニアとコンピュータサイエンスのバックグラウンドを持っており、冗談交じりに「Micro-Meeting」のことを「輸送管の空き時間の削減」と称する。要するに、ある従業員が火曜日に何かの問題に直面した時に、30分の会議をとろうとすれば2週間先まで会議をできないが、10分であれば直ぐに時間をとることができる、ということだ。
私の会社では、殆どの会議は30分。稀に15分単位でセットすることもあるが、非常にレアケース。そのせいか、超多忙な人が2人以上参加する会議では、セットするだけでかなり余計な時間がかかるし、会議の準備は今できているのに、都合が合う時間が3日後などのケースがよく発生し、意思決定のスピードを落としている。
その割りに、超多忙な人の時間を30分、ないし1時間ブロックしておきながら、アジェンダがきっちり定義されておらず、時間を浪費する輩が多く、Mayerの言うとおり「輸送管」にはかなり空きがある状態。
こういう必然的に発生する現象に対して、倫理やモラルに問いかけたり、スキル不足を嘆くだけでなく、
- 会議時間を細分化し、その細切れの会議をサポートするシステムを整備する
- オフィスアワーを設けることにより、滞留している問題をすくい上げる仕組みを作る
- 会議終了時間をなるべく意識させるべく大きな時計を置く
など、後一歩の改善が必要なところを細やかなマネジメント・システムで対応しているあたりが、Googleの生産性を他社と比較し押し上げ、大きな差別化要因となっている点なのだろう。
